Agendar uma reunião é uma excelente oportunidade de trocar dados e informações para resolver problemas ou aprimorar processos. Porém, é necessário utilizar esse tempo de forma clara e objetiva, afinal, demanda agenda de outras pessoas envolvidas. Pensando nisso, separamos alguns passos para tornar as reuniões mais eficientes e melhorar os resultados. Confira!

1 – Defina o propósito da reunião: Tenha em mente o objetivo da reunião! Assim, você poderá compartilhar esse objetivo para que as pessoas venham preparadas para ajudar no desenvolvimento dela.

2 – Prepare-se previamente: Evite reuniões de última hora! Uma reunião assim, não terá os mesmos resultados! Já que a sua equipe não teve tempo para criar um planejamento prévio de informações e dados. Comunique a todos os envolvidos com um prazo, assim, eles podem participar com ideias e soluções positivas.

3 – Documento toda a reunião: Durante ou após a reunião, lembre-se de tomar nota de tudo que foi falado e acordado. Principalmente se for para dar continuidade a algum processo.

4 – Elabore um processo eficiente: A melhor forma de alcançar esse objetivo é criar etapas de processos para que a equipe se familiarize com a rotina e entenda a importância de cada etapa.

Por exemplo: Apresente o problema ou a consideração da reunião, crie uma dinâmica ou brainstorming para resolver, discuta com a sua equipe, encontre uma solução para o problema. Organizando as pautas e etapas você ganha em tempo e produtividade.

5 – Estimule sua equipe a participar: Incentive a troca de experiências, sugestões, e resoluções da sua equipe. Faça com que todos sintam-se ouvidos e estimulados a participar mais!

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